ХМЕЛЬНИЦЬКИЙ МІСЬКИЙ ГОЛОВА
РОЗПОРЯДЖЕННЯ
від 31.12.2024 № 329-р

Про внесення змін в розпорядження міського голови від 01.12.2016 р. № 377-р, із змінами

З метою забезпечення єдиного порядку документування діяльності Хмельницької міської ради та її виконавчих органів, регламентації порядку роботи з документами, обліку, зберігання, використання документів:

1. Внести зміни до розпорядження міського голови від 01.12.2016 р. № 377-р «Про затвердження Інструкції з діловодства у Хмельницькій міській раді та її виконавчих органах та втрату чинності розпорядження міського голови від 24.06.2008 р. № 228-р», виклавши п.п. 296-297 додатку в новій редакції (додається).

2. Контроль за виконанням розпорядження покласти на керуючого справами виконавчого комітету Ю. Сабій.

Міський голова   Олександр СИМЧИШИН

Додаток

до розпорядження міського голови

від. 31.12.2024 № 329-р

Зміни, що вносяться до Інструкції з діловодства у Хмельницькій міській раді та її виконавчих органах

«296. Залежно від способу виготовлення копії поділяють на факсимільні і вільні:

1) факсимільні копії виготовляються за допомогою засобів копіювально-розмножувальної техніки, у тому числі багатофункціональних пристроїв, що точно відтворюють усі зовнішні ознаки, художні особливості оформлення реквізитів, їх розташування;

2) особистий підпис посадової особи, яка підписала оригінал документа, не відтворюється;

3) на копіях вихідних документів, що залишаються в діловодстві установи, повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців;

4) вільні копії виготовляються шляхом передрукування або переписування оригіналу документа, що повністю відтворюють його інформацію, але не абсолютно точно відтворюють його зовнішні ознаки (шрифт, реквізити бланка, тощо).

Вільна копія потребує засвідчення відповідно до пункту 293 Інструкції.

Інформація, зазначена в копії документа, повинна відповідати інформації, зазначеній в оригіналі.

297. Витяг зі службового документа виготовляється, якщо немає необхідності виготовляти копію. Витяг оформлюється на загальному бланку установи із дотриманням таких вимог:

у назві виду документа зазначається: «витяг з рішення», «витяг з розпорядження», «витяг з протоколу» тощо;

відтворюється повністю вступна частина (якщо вона є);

з основної частини тексту документа виписується той пункт, інформація якого необхідна;

відтворюється реквізит «Підпис» (без особистого підпису);

проставляються відмітка про засвідчення копії та відбиток печатки підрозділу, який засвідчує витяг.

Витяги з документів готуються виконавчими органами які створювали документ, а засвідчуються органом, в якому зберігається оригінал документа.»

Заступник міського голови  Михайло КРИВАК