Завідувач відділу – Тюлькін Юрій Геннадійович

Термін розгляду запитів, заяв, звернень – 30 днів з дня їх подачі.

Приймання громадян проводиться в ЦНАП (Соборна, 16)

Приймання фізичних та юридичних осіб: вівторок з 10.00 до 16.00; четвер з 10.00 до 16.00 (обідня перерва з 12.00 до 13.00).

Закон України “Про Національний архівний фонд та архівні установи”

Правила роботи архівних установ України (Наказ Міністерства України від 10.04.2013  № 656/5)

В архівному відділі зберігаються документи управлінської діяльності Хмельницької міської ради утворені в період з 1986 по 2016 рік. Документи утворенні до 1986 року - зберігаються в Державному архіві Хмельницької області, який функціонує за адресою: м. Хмельницький, вул. Грушевського, 99.

Архівні документи (копії, витяги, довідки) видаються заявникам або уповноваженим ними особам на руки за умови пред’явлення паспорта та під розписку на копії документа або довідки. Уповноважені особи при отриманні оригіналу документа пред’являють також нотаріально засвідчену довіреність.

Особи, представники юридичних осіб, які мають необхідність отримати архівні відомості у зв’язку з виконанням службових завдань, подають документ, що підтверджує їх повноваження.

Для отримання архівної копії (архівного витягу) необхідно подати:

- запит (заяву) (додаток 1), в якому (якій) зазначити відповідні відомості щодо можливого змісту документа та його реквізити (дата прийняття, порядковий номер тощо);

Якщо в розпорядчому документі, на який проводиться запит (копія рішення, архівний витяг), зазначено прізвище іншої особи – необхідно подати копію договору купівлі-продажу, або копію документа про спадщину тощо.

Для отримання архівної довідки про заробітну плату та трудовий стаж за період роботи на підприємствах, установах, організаціях, які ліквідовані, необхідно подати:

- заяву (додаток 2), в якій вказати повну назву ліквідованого підприємства, установи, організації та період трудової діяльності в ній;

• документ, що посвідчує особу;

• копію трудової книжки.

Перелік ліквідованих установ, підприємств, організацій документи з кадрових питань (особового складу) яких зберігаються в архівному відділі Хмельницької міської ради (Додаток 3)

Приймання документів на зберігання

Відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України 18 червня 2015 року № 1000/5, документи установ приймаються на зберігання в разі їх належного упорядкування коштом установи, про що складається акт прийняття-передання та видається з архіву довідка стосовно присвоєння документам фондового номера.

У разі повної ліквідації підприємства, установи, організації (без правонаступника), та визначення подальшого місця зберігання документів з кадрових питань (особового складу), до архівного відділу подається:

1. Заява від юридичної особи (ліквідатора) (додаток 4);

2. описи справ з кадрових питань (особового складу) у 2-х примірниках (додаток 5);

3. Акт про виділення до знищення документів не внесених до Національного архівного фонду (додаток 6);

4. Історична довідка підприємства, установи, організації, що ліквідовується, у 2-х примірниках (додаток 7);

5. документ, що засвідчує повну ліквідацію підприємства, установи, організації (протокол засідання. рішення суду, наказ директора тощо;

6. акт перевірки Пенсійним фондом

7.  ксерокопія довідки з в пенсійного фонду про відсутність заборгованості;

До архівних документів з кадрових питань (особового складу) належать: (додаток 8)