Регламент роботи

Рішення виконавчого комітету від 26.05.2016 року №363 Про затвердження регламенту роботи виконавчих органів Хмельницької міської ради

File link

Size: 484 КБ

Extension: pdf

11. Порядок надання адміністративних та інших послуг, у томі числі документів дозвільного характеру

11.1.Надання адміністративних послуг Хмельницької міської ради здійснюється через управління адміністративних послуг (далі Управління).

11.2 Управління адміністративних послуг здійснює:

11.2.1. Прийняття від суб’єкта звернення заяви та інших документів, необхідних для надання адміністративної послуги (далі - вхідний пакет документів), які надаються через Управління. Повернення документів суб’єкту звернення з результатом надання адміністративної послуги (далі - вихідний пакет документів) здійснюється в Управлінні.

11.2.2.Прийняття від суб’єктів господарювання заяви про видачу документів дозвільного характеру та документів, що додаються до неї, декларації відповідності матеріально-технічної бази вимогам законодавства, видача (переоформлення, видача дублікатів, анулювання) документів дозвільного характеру, які оформлені регіональними та місцевими дозвільними органами, та зареєстрованих декларацій здійснюються адміністраторами відділу дозвільних процедур відповідно до Закону України «Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності».

11.3. Суб’єкт звернення має право подати вхідний пакет документів в Управління особисто, через уповноваженого представника, надіслати його поштою (рекомендованим листом з описом вкладення) або в передбачених законом випадках за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку.

11.4. Заява, що подається для отримання адміністративної послуги, повинна містити дозвіл суб’єкта звернення на обробку, використання та зберігання його персональних даних у межах, необхідних для надання адміністративної послуги.

11.5. Адміністратор роздруковує у двох примірниках опис вхідного пакета документів, у якому зазначаються інформація про заяву та перелік документів, доданих суб’єктом звернення до неї, дату їх отримання та дату отримання результату адміністративної послуги.

11.6. У разі подання суб’єктом звернення вхідного пакету документів не у повному обсязі, адміністратор повертає його суб’єкту звернення з наданням обґрунтованої відповіді.

11.7. У разі, коли суб’єкт звернення наполягає на прийнятті неповного вхідного пакету, адміністратор має попередити його про можливість отримати відмову у наданні адміністративної послуги та у описі вхідного пакету повинен зазначити, що неповний вхідний пакет прийнятий за наполяганням суб’єкта звернення, а також про те, що він попереджений про можливість отримати відмову у наданні адміністративної послуги. У такому випадку днем подання повного вхідного пакету вважається день подання останнього документу.

11.8. Один примірник опису вхідного пакета документів за підписом та з печаткою відповідного адміністратора, а також з відміткою про дату та час його складення, надається суб’єкту звернення. Другий примірник опису вхідного пакета документів зберігається у паперовому вигляді та сканується для зберігання у електронному вигляді.

11.9. Адміністратор під час отримання вхідного пакета документів зобов’язаний з’ясувати прийнятний для суб’єкта звернення спосіб його повідомлення про результат надання адміністративної послуги, а також спосіб передачі суб’єктові звернення вихідного пакета документів (особисто, засобами поштового або телекомунікаційного зв’язку), про що зазначається в описі вхідного пакета документів.

11.10. Адміністратор здійснює реєстрацію вхідного пакета документів шляхом внесення даних до електронного реєстру Управління, під час якої справі присвоюється номер, який фіксується у описі вхідного пакета документів та вписується адміністратором до заяви у правому нижньому куті.

11.11.У разі коли вхідний пакет документів отримано засобами поштового зв’язку і він не містить інформації про прийнятний для суб’єкта звернення спосіб його повідомлення, адміністратор (у разі подання повного вхідного пакету документів згідно інформаційної картки) не пізніше наступного робочого дня надсилає суб’єктові звернення відскановану копію опису вхідного пакета документів електронною поштою чи іншими засобами телекомунікаційного зв’язку.

11.12. Інформацію про вчинені дії (передачу вхідного пакета документів суб’єкту надання адміністративної послуги та видачу суб’єкту звернення результату послуги) адміністратор вносить до опису.

11.13. Після вчинення вищезазначених дій, адміністратор Управління зобов’язаний невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня, надіслати (передати) вхідний пакет документів суб’єктові надання адміністративної послуги (його представнику, посадовій особі), до компетенції якого належить питання прийняття рішення у справі, про що робиться відмітка в описі із зазначенням дати та найменування суб’єкта надання адміністративної послуги, до якого її надіслано, та проставленням печатки адміністратора, що передав відповідні документи.

11.14. Для отримання резолюції міського голови або його заступника (у разі необхідності) вхідний пакет документів подається на розгляд суб’єктом надання адміністративної послуги після отримання пакету документів від Управління.

11.15. Передача справ у паперовій формі від Управління до суб’єкта надання адміністративної послуги (його представника, посадової особи) здійснюється не менше ніж один раз протягом робочого дня, шляхом доставки адміністратором Управління, надсилання відсканованих документів з використанням засобів телекомунікаційного зв’язку або в інший спосіб (у разі наявності електронного документообігу).

11.16. Після отримання справи суб’єкт надання адміністративної послуги (його представник, посадова особа) зобов’язаний внести запис про її отримання із зазначенням дати, прізвища, імені, по батькові відповідальної посадової особи до опису.

11.17. Суб’єкт надання адміністративної послуги зобов’язаний вирішити справу у строки та у порядку, визначеному технологічною карткою адміністративної послуги.

11.18. Контроль за дотриманням суб’єктами надання адміністративних послуг (їх

посадовими особами) строків розгляду справ та прийняття рішень здійснюється відповідними адміністраторами відділів.

11.19. Суб’єкт надання адміністративної послуги (його посадова особа) зобов’язаний:

11.19.1. своєчасно інформувати адміністраторів Управління про перешкоди у дотриманні строку розгляду справи та прийнятті рішення, інші проблеми, що виникають під час розгляду справи;

11.19.2. надавати інформацію про хід розгляду справи на усний або письмовий запит (у тому числі шляхом надсилання на адресу електронної пошти) адміністратора відділів.

11.20. У разі виявлення факту порушення вимог законодавства щодо розгляду справи (строків надання адміністративної послуги тощо) адміністратори відділів Управління невідкладно інформують про це керівника Управління.

11.21. Інформування міського голови про факти порушення вимог законодавства з питань надання адміністративних послуг здійснюється у письмовому вигляді за підписом начальника Управління.

11.22. Суб’єкт надання адміністративної послуги (його посадова особа) невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня після оформлення результату надання адміністративної послуги, формує вихідний пакет документів та передає його до Управління, про що складається акт прийому-передачі, який підписується посадовою особою суб’єкта надання послуги та адміністраторами відділів.

11.23. Адміністратори відділів невідкладно, у день надходження вихідного пакета документів, повідомляють про результат надання адміністративної послуги суб’єктові звернення у спосіб, зазначений в описі вхідного пакета документів, здійснюють реєстрацію вихідного пакета документів шляхом внесення відповідних відомостей до відповідного електронного реєстру Управління.

11.24. Вихідний пакет документів передається суб’єктові звернення особисто під розписку (у тому числі його уповноваженому представникові) у разі пред’явлення документа, що посвідчує особу та/або засвідчує його повноваження, або у випадках, передбачених законодавством, передається в інший прийнятний для суб’єкта звернення спосіб.

11.25. Інформація про дату отримання вихідного пакета документів суб’єктом звернення заноситься до опису, який зберігається також у паперовій формі.

11.26. У разі не зазначення суб’єктом звернення зручного для нього способу отримання вихідного пакета документів або його неотримання в Управлінні протягом двох місяців, відповідні документи надсилаються суб’єктові звернення засобами поштового зв’язку рекомендованим листом з описом вкладення. У разі відсутності відомостей про місце проживання (місцезнаходження) суб’єкта звернення та іншої контактної інформації вихідний пакет документів зберігається протягом строку, визначеного номенклатурою справ Управління.

11.27. У разі коли адміністративна послуга надається невідкладно, адміністратори відділів реєструють інформацію про результат розгляду справи в електронному реєстрі Управління, негайно формують вихідний пакет документів та передають його суб’єктові звернення.

11.28. Відмова в наданні адміністративної послуги оформляється суб’єктом надання адміністративної послуги (його посадовою особою) письмово, з визначенням передбачених законодавством підстав для такої відмови та передається адміністраторам відділів для видачі суб’єкту звернення, про що зазначається в електронному реєстрі.

11.29. У разі усунення суб’єктом звернення причин, що стали підставою для відмови у наданні адміністративної послуги, суб’єкт звернення має право повторно подати вхідний пакет документів, необхідний для надання адміністративної послуги, у порядку, передбаченому цим Регламентом.

11.30. При повторному розгляді документів не допускається відмова у наданні адміністративної послуги з причин, раніше не зазначених у письмовому повідомленні суб'єкту звернення (за винятком, коли причини, що стали підставою для попередньої відмови, не усунуті чи усунені суб'єктом звернення не в повній мірі).

11.31. Відповідальність за несвоєчасне та неналежне надання адміністративних послуг несуть суб’єкти надання таких послуг та, в межах своїх повноважень, адміністратори і керівник Управління.

11.32. Адміністратор формує електронний архів кожної справи – відскановані заява суб’єкта звернення, опис, результат надання адміністративної послуги або відмова у її наданні. У випадку, коли результат послуги представляє собою виготовлений у двох примірниках документ на кількох скріплених сторінках, допускається тільки зазначати, що результат послуги зберігається у суб’єкта надання адміністративної послуги. У випадку, коли результат послуги представляє собою рішення міської ради або її виконавчого комітету допускається зазначати тільки посилання на таке рішення.

11.33. Усі матеріали справи зберігаються у суб’єкта надання адміністративної послуги (його посадової особи).

11.34. Через Управління надаються інші послуги, перелік яких визначається виконавчим комітетом міської ради.

11.35. У випадку включення іншої послуги до переліку таких, що надаються через Управління, вона надається через Управління.

11.36. Інші послуги надаються через Управління у передбаченому вище порядку, для надання адміністративних послуг на підставі інформаційних і технологічних карток, затверджених керівниками суб’єктів надання таких послуг.

11.37. Відповідальність за несвоєчасне та неналежне надання інших послуг несуть виконавчі органи Хмельницької міської ради, комунальні підприємства, організації, установи – суб’єкти надання таких послуг.

11.38. Усі матеріали справи зберігаються у виконавчих органах Хмельницької міської ради, комунальних підприємствах, організаціях, установах – надавачах інших послуг.

11.39. Відповідно до «Положення про порядок загальної міської електронної реєстрації дітей дошкільного віку до дошкільних навчальних закладів м. Хмельницького», затвердженого рішенням п’ятдесятої сесії Хмельницької міської ради від 27.05.2015 року №11, запис до черги у дитячі садочки комунальної власності проводиться шляхом заповнення одним із батьків заяви-анкети на офіційному сайті Управління або внесення адміністратором відділу надання адміністративних та інших послуг до Реєстру дітей дошкільного віку (без подання батьками письмової заяви) інформації, яка міститься у свідоцтві про народження дитини та паспорті одного із батьків, які надаються ними під час звернення до Управління.

12. Печатки, штампи та бланки

12.1. Виконавчий комітет має гербову печатку і штампи встановлених зразків, а також інші штампи, необхідні в роботі з документами, виготовлення яких забезпечується господарським відділом міської ради у встановленому порядку.

Облік печаток і штампів ведеться в журналі обліку та видачі печаток і штампів, який включається у номенклатуру справ, його аркуші нумеруються, прошиваються й опечатуються. Відповідальним за ведення журналу є завідувач загального відділу міської ради.

12.2. Відповідальними за зберігання і законність користування відповідними гербовими печатками є завідувач загального відділу та завідувач відділу сприяння діяльності депутатів.

12.3. Гербовими печатками виконавчого комітету міської ради та міської ради засвідчуються підписи міського голови, заступників міського голови, керуючого справами виконкому та секретаря міської ради.

12.4. Печатками загального відділу міської ради та відділу сприяння діяльності депутатів засвідчуються копії рішень міської ради, виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, довідки, а також інші документи, затвердження яких передбачено чинним законодавством.

12.5. Штампи загального відділу міської ради та відділу роботи із зверненнями громадян використовуються для оформлення, реєстрації і розсилки документів міської ради та виконавчого комітету. Відповідальність за зберігання і законність користування ними несуть спеціалісти загального відділу та відділу роботи із зверненнями громадян.

12.6. Виконавчі органи міської ради, що є юридичними особами, мають свої гербові печатки, а також можуть мати кутові штампи встановленого зразка, інші печатки і штампи, необхідні в роботі з документами. Облік печаток і штампів ведеться в журналі обліку та видачі печаток і штампів. Відповідальні за ведення журналів призначаються наказами керівників виконавчих органів.

12.7. Зразки печаток і штампів виконавчих органів міської ради розробляються ними самостійно і погоджуються керуючим справами виконкому. Відповідальними за зберігання і законність користування печатками є керівники виконавчих органів міської ради.

12.8. Печатки, штампи не можуть передаватись іншій особі без розпису в журналі обліку печаток і штампів, який передбачає і передачу відповідальності за їх зберігання і користування. Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах.

12.9. Іменні печатки та штампи передачі іншим особам не підлягають.

12.10. Виконавчий комітет міської ради, виконавчі органи міської ради мають такі бланки:

12.11. рішення виконавчого комітету;

12.12. витяг з рішення виконавчого комітету;

12.13. розпорядження міського голови;

12.14. бланк міського голови

12.15. бланк виконавчого комітету;

12.16.бланк виконавчого комітету із написами двома мовами;

12.17. бланки листування із реквізитами виконавчих органів міської ради.

12.18. Виготовлення бланків виконавчого комітету забезпечується, у встановленому порядку господарським відділом міської ради за зразками, погодженими керуючим справами виконкому.

Виготовлення бланків виконавчих органів міської ради забезпечується ними самостійно, їх зразки погоджуються керуючим справами виконкому. Відповідальність за зберігання бланків виконавчих органів міської ради несе особа, визначена керівником виконавчого органу міської ради. Бланки виконавчих органів міської ради можуть виготовлятись типографським способом або друкарським способом. У разі виготовлення типографським способом, бланки нумеруються у верхній частині зворотного боку й обліковуються в журналах обліку бланків.

13. Порядок ведення діловодства в виконавчих органах міської ради

13.1.Порядок ведення діловодства в виконавчих органах міської ради визначається Типовою інструкцією з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України N 1242 від 30 листопада 2011 р, інструкцією з діловодства Хмельницької міської ради та її виконавчих органів.

13.2. Діловодство в виконавчих органах міської ради ведеться спеціально призначеними відповідальними працівниками.

13.3. Вся вхідна кореспонденція після її реєстрації подається на розгляд керівників виконавчих органів міської ради і згідно з їх резолюціями передається виконавцям. Документи, що містять завдання або доручення, беруться на контроль і виконуються у порядку і в строки, визначені цим регламентом та чинним законодавством.

13.4. Оригінали зареєстрованих загальним відділом вхідних документів та переданих на виконання в виконавчі органи міської ради, повертаються разом з матеріалами про їх виконання до загального відділу, крім звернень порядок прийому яких зазначено в п. 11 цього Регламенту. Документи, надіслані в виконавчі органи міської ради в копіях, поверненню до загального відділу не підлягають.

13.5. Пропозиції, інформації, звіти та інші матеріали про виконання документів, взятих на контроль, подаються виконавчими органами міської ради в загальний відділ за 5 днів до закінчення строків їх виконання.

13.6. Накази, що видаються виконавчими органами міської ради, підписуються керівниками або заступниками керівників цих органів, які тимчасово виконують їх обов’язки, і засвідчуються печатками.

13.7. Друкування, розмноження і доведення до виконавців власних розпорядчих вихідних і внутрішніх документів здійснюється виконавчими органами міської ради самостійно.

13.8. Управління організаційно-інформаційної роботи та контролю, загальний відділ, відділ роботи із зверненнями громадян щомісячно до 15 числа наступного за звітним періодом узагальнює дані про порушення термінів розгяду документів та інформує керуючого справами щодо стану виконавської дисципліни.

14. Прийом, реєстрація та розгляд запитів на публічну інформацію

14.1.Забезпечення доступу до публічної інформації особам, що направляють відповідні запити до міської ради, її виконавчих органів здійснюється відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації». Усі запити, що надходять до міської ради, її виконавчих органів реєструються загальним відділом та відділом роботи із зверненнями громадян. Виконавчі органи міської ради, що зареєстрували запити на інформацію, в той же день передають його на виконання заступнику міського голови або відповідному виконавчому органу міської ради згідно розподілу обов’язків для опрацювання та надання відповіді на запит.

15. Організація роботи з документами органів влади вищого рівня та порядок контролю за їх надходженням і виконанням

15.1. Організація роботи з документами органів влади вищого рівня забезпечується керуючим справами виконкому та загальним відділом у порядку, визначеному цим регламентом.

15.2. Нормативні акти Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, міністерств і відомств України, обласної ради та обласної державної адміністрації розглядаються міським головою, а в період його відсутності одним із заступників міського голови, на якого розпорядженням міського голови покладено здійснення повноважень щодо організації роботи виконавчого комітету.

15.3. Документи органів влади вищого рівня реєструються загальним відділом і передаються на розгляд міському голові, а в разі його відсутності особі, визначеній міським головою, в день одержання або не пізніше 10 години наступного дня для забезпечення організації їх виконання. Документи органів влади вищого рівня розглядаються у день їх подання на розгляд.

15.4. Загальний відділ забезпечує контроль за станом реагування, строками, відповідністю форм виконання вимогам оформлення документів та резолюцій, доведення до виконавців та їх проходження.

15.5. Контроль за виконанням документів по суті питань покладається на заступників міського голови, керуючого справами виконкому.

15.6. Відповідальність за виконання документів несуть посадові особи, яким доручено виконання даних документів.

15.7. На кожен документ заводиться реєстраційно-контрольна картка в 2-х примірниках, на яких робиться відмітка про cтан проходження та виконання документа.

15.8. На виконання нормативних актів органів виконавчої влади можуть прийматися, рішення, розпорядження, готуватися звіти, інформації.

15.9. Після виконання документ, завізований заступниками або керуючим справами виконавчого комітету, здається завідуючому загальним відділом для списання у міського голови або у відповідальної особи, яка визначена міським головою .

15.10. Документи органів виконавчої влади знімаються з контролю після направлення на їх адресу інформації про виконання відповідно до вимог документу. Якщо направлення інформації не передбачено, документ знімається з контролю після резолюції міського голови або визначеної особи “До справи” або “Зняти з контролю”.

16. Організація роботи з документами інших організацій, підприємств і установ та порядок контролю за їх проходженням і виконанням

16.1. Усі документи, які адресовані міській раді, її виконавчим органам, міському голові, його заступникам, керуючому справами, а також вся вихідна документація (надалі - документи) за підписом міського голови, його заступників, керуючого справами приймається і реєструється в загальному відділі відповідно до Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України N 1242 від 30 листопада 2011 р. та державних стандартів на організаційно - розпорядчу та іншу документацію, крім звернень порядок прийому яких зазначено в п. 11 цього Регламенту.

16.2. Документи реєструються у загальному відділі у день отримання або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час. У разі передачі зареєстрованого документа з одного виконавчого органу до іншого, він повторно не реєструється.

Не підлягають реєстрації листи, що надійшли в копії до відома; телеграми й листи про дозвіл на відрядження й відпустки; повідомлення про засідання; наради, збори й порядок денний; графіки, наряди, заявки, рознарядки; зведення та інформація, надіслані до відома; навчальні плани, програми (копії); рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо; прейскуранти (копії); привітання і запрошення; друковані видання (книги, журнали, бюлетені); місячні, квартальні, піврічні звіти; форми статистичної звітності.

16.3. У подальшому в базі даних “Канцелярія” фіксуються всі резолюції, пов’язані з виконанням документа.

16.4. Загальний відділ проводить попередній розгляд документів і, відповідно до розподілу обов’язків подає їх міському голові, секретарю міської ради, заступникам міського голови, керуючому справами для подальшого розгляду.

16.5. З документами, відібраним на розгляд міському голові, попередньо ознайомлюється завідувач загального відділу.

16.6. Як правило, документи розглядаються в день подання їх на розгляд. У виняткових випадках окремі документи можуть знаходитись на розгляді міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови, керуючого справами довше, але не більше трьох днів. Термінові документи, а також телеграми, телефонограми розглядаються невідкладно.

16.7. Наслідки розгляду документів фіксуються в резолюціях. Резолюція - це напис на документі, що містить вказівки щодо виконання документа, зроблений керівником виконавчого органу.

Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. У разі коли доручення дається кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше.

На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа. Резолюція повинна проставлятися безпосередньо на документі, нижче реквізиту "Адресат", паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеного для підшивання.

Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається у разі, коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа та уточнюються виконавці.

16.8. Після повернення документа з резолюцією міського голови, його заступників та керуючого справами він передається виконавцям загальним відділом.

16.9. Під час взяття документа на контроль, в правому верхньому кутку першого аркуша та реєстраційно-контрольної картки ставиться штамп “Контроль”, поруч з яким зазначається строк виконання документа.

Контроль за проходженням і виконанням вхідних документів здійснюється за оригіналами документів.

16.10. Під розписку оригінал документа разом з першим примірником реєстраційно-контрольної картки передається на виконання особі вказаній в резолюції. Якщо резолюцією виконання документа було доручено одній особі, то вона одночасно вважається і головним, і безпосереднім виконавцем документа.

16.11. Якщо виконання документа доручено декільком особам, загальний відділ забезпечує співвиконавців необхідною кількістю копій. Головним виконавцем є особа, зазначена в резолюції першою. Для виконання резолюції цій особі надається право уточнення завдання чи резолюції, скликання виконавців, підпису відповідей, узагальнюючих матеріалів, звітів або інформацій про виконання документа. Інформація від інших виконавців надається головному виконавцю не пізніше ніж за 3 дні до встановленого терміну.

16.12. На виконання документів, взятих на контроль, виконавцями готуються проекти розпорядчих документів, звітів, довідок, інформацій, відповідей підприємствам, установам, організаціям, громадянам.

16.13. Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніш як за 30 календарних днів, а документи з позначкою “Терміново” – протягом 7 робочих днів від дати їх надходження. Конкретний термін виконання вхідного документа визначає міський голова або його заступники.

16.14. Строк виконання документа може бути змінений за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності – посадової особи, яка її заміщає.

В разі потреби строк виконання може бути продовжено за обґрунтованою пропозицію виконавця, яка подається за 3 дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначеного строку – за 3 дні до закінчення 30-денного строку від дати його одержання, якщо в процесі виконання з’ясувалось, що виконати документ у встановлений термін неможливо. Якщо питання, зазначені в документі взяті на контроль за дорученням міського голови або заступників міського голови і потребують довготривалого терміну виконання, то інформація про хід виконання такого документа подається в загальний відділ щомісячно.

16.15. Якщо міський голова, секретар міської ради, заступники міського голови, керуючий справами виконкому, вважають проведену роботу по виконанню документа достатньою, то на другому примірнику відповіді роблять запис “до справи”, підписуються і зазначають дату. Дата надсилання документа до справи є датою зняття його з контролю. Відмітки про зняття документа з контролю заносяться до контрольної картки.

16.16. Документи вважаються виконаними після:

16. 16.1.виконання завдань, що поставлені у тексті документа, резолюції;

16.16.2. документального підтвердження виконання документа, резолюції та повідомлення про результати зацікавленим організаціям та особам.

16.16.3. Якщо результатом виконання документа, резолюції є підготовка листа, правових актів – то підставою для зняття документа з контролю є фактичне підписання листа, прийняття правового акту.

16.16.4. Документ знімається з контролю, якщо поставлені в ньому завдання взагалі не можуть бути вирішені та кореспонденту про це надано вичерпну аргументовану відповідь.

16.17. Зняти документ з контролю може тільки та посадова особа або відповідний орган, який поставив його на контроль.

16.18.Не допускається зняття з контролю документа, коли даються обіцянки, чи вказуються строки виконання робіт, а самі роботи ще не закінчені, чи не виконані. Якщо інформація подається на виконання листа не по суті, або неправильно оформленою, то працівники загального відділу повертають її виконавцю на доопрацювання.

17. Порядок підготовки та здійснення контролю за проходженням і виконанням вихідних та внутрішніх документів

17.1. Вихідні та внутрішні документи готуються з ініціативи міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови, керуючого справами виконкому, керівників виконавчих органів міської ради (ініціативні документи) або на виконання документів, що надійшли до міської ради (документи-відповіді).

17.2. Обов'язковим реквізитом вихідних документів є найменування адресатів, для надсилання яким вони призначені.

Документ не повинен містити більше чотирьох різних адрес. При надсиланні документа більш, ніж чотирьом адресатам складається їх список на окремому аркуші, а на кожному примірнику при розсиланні зазначається лише один адресат.

Вихідні документи, тексти яких перевищують одну сторінку формату А4, мають заголовки, що коротко і точно відображають їх зміст. У документах-відповідях робляться посилання на документи, на виконання яких вони підготовлені.

17.3. Якщо проект вихідного документа має додатки, то вони оформляються у відповідності до вимог діловодства .

На лицьовій стороні останнього аркуша вихідного документа зазначається прізвище, ініціали та номер службового телефону його виконавця, на звороті останнього аркуша ініціали імені та прізвища особи, яка надрукувала документ, кількість надрукованих примірників та дата друкування.

17.4. Організаційно-розпорядчі документи міської ради, її виконкому та виконавчих органів міської ради друкуються на бланках встановленого зразка.

17.5. Вихідні документи, що передбачають їх засвідчення підписом міського голови, візуються їх виконавцями, керівниками виконавчих органів, заступниками міського голови, до компетенції яких згідно з розподілом обов’язків відносяться питання, порушені в документах.

Вихідні документи, що передбачають їх засвідчення підписами заступників міського голови, візуються у встановленому цим пунктом порядку виконавцями документів, керівниками виконавчих органів, до компетенції яких вони стосуються.

Віза складається з прізвища посадової особи, особистого підпису, дати.

17.6. Інформація (звіт) про стан виконання Законів України, указів, розпоряджень Президента України, постанов, розпоряджень і доручень Кабінету Міністрів України, рішень обласної ради, розпоряджень та доручень голови обласної державної адміністрації, інших нормативних актів органів державної влади, що подається відповідно голові обласної ради або голові обласної державної адміністрації, підписується міським головою, а у разі його відсутності – одним із заступників, на якого покладено виконання обов’язків міського голови.

17.7. Вихідні документи, призначені для надсилання одному адресату, подаються на підпис не менше ніж у трьох примірниках при наявності необхідних віз на другому примірнику документів.

17.8. На підпис міському голові документи подаються загальним відділом щоденно о 16 годині через завідувача загальним відділом. Подані до загального відділу після 16 години документи передаються на підпис міському голові наступного дня. Термінові документи передаються на підпис міському голові негайно.

17.9. Підписані міським головою та його заступниками вихідні документи разом з реєстраційно-контрольною карткою передаються до загального відділу.

17.10. Перед відправкою в загальному відділі перевіряється:

17.10.1. правильність оформлення вихідного документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;

17.10.2. наявність підпису, посади і прізвища посадової особи, яка підписала документ;

17.10.3. наявність адреси і поштового індексу, заголовка документа;

17.10.4. наявність прізвища і особистого підпису виконавця, номера його телефону і дати на другому екземплярі документа.

17.11. Вихідні документи розсилаються щоденно звичайним поштовим відправленням. Документи термінового характеру відправляються в день їх підписання і подання на реєстрацію. Відділам та управлінням міської ради, деяким іншим установам, що розташовані в центрі міста, документи доставляються під розписку після 15 години працівником загального відділу.

17.12. Вихідні документи (подання, пропозиції, прохання), службові листи, що містять завдання або вимагають відповіді, та інші документи, що передбачають необхідність реагування на них, беруться на контроль загальним відділом у день реєстрації та відправки адресатам.

17.13. Контроль за повнотою і вчасністю виконання вихідних документів покладається на заступників міського голови, керівників управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради, до компетенції яких відносяться порушені у документах питання.

17.14. Контроль за термінами виконання вихідних документів здійснюється загальним відділом, а також відділами, з ініціативи яких підготовлені документи чи до компетенції яких вони відносяться.

18.Органiзацiя роботи з розгляду звернень громадян

18.1.Органiзацiя роботи з розгляду звернень громадян здійснюється відповідно до Конституції України, Законів України “Про місцеве самоврядування в Україні”, “Про звернення громадян”, Указу Президента України від 7 лютого 2008р. №109/2008 “Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування”, Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади i місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації”, затвердженою Постановою Кабінету Міністрів від 14.04.1998 р. № 348.

18.2. Письмові звернення громадян, що надходять до міської ради, приймаються відділом роботи із зверненнями громадян. Того ж дня відділ реєструє, попередньо розглядає, готує необхідні додаткові матеріали та передає їх на розгляд міському голові, його заступникам, секретарю міської ради, керуючому справами виконкому відповідно до їх функціональних обов'язків, визначених розподілом обов'язків. Відділом роботи із зверненнями громадян забезпечується прийняття та розгляд звернень громадян, що подаються з використанням мережі Інтернет. Звернення, отримані за допомогою Інтернет, засобів електронного зв’язку (електронні звернення) перед реєстрацією роздруковуються на папері. Електроні звернення приймаються на визначену електронну адресу або шляхом заповнення електронної форми, яка розміщена на офіційному веб-сайті міської ради.

18.3. Звернення громадян розглядають міський голова, його заступники та керуючий справами, даючи доручення відповідним виконавчим органам міської ради і посадовим особам вивчити, перевірити та, у разі необхідності та можливості, вирішити порушені в зверненнях питання.

18.4. Організовує і контролює проходження та розгляд звернень громадян відділ роботи із зверненнями громадян, крім звернень порядок прийому яких зазначено в п. 11 цього Регламенту.

18.5.Для забезпечення всебічного права громадян міста на звернення, функціонують скриньки «Для звернень до міського голови», що розташовані за адресами: вул. Гагаріна, 3 (міська рада), Гагаріна, 18 (відділ роботи із зверненнями громадян). Звернення, отримані через скриньки «Для звернень до міського голови» реєструються відділом роботи із зверненнями громадян та розглядаються як письмові звернення. Виїмка листів зі скриньок здійснюється відділом роботи із зверненнями громадян щоденно.

18.6. Особистий прийом громадян ведуть міський голова, секретар міської ради, заступники міського голови та керуючий справами згідно з графіком, який затверджується міським головою. Усні звернення громадян реєструються і розглядаються в тому ж порядку, що й письмові.

18.7. Звернення розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше п'ятнадцяти днів від дня їх отримання. В необхідних випадках міський голова, секретар міської ради, заступники міського голови та керуючий справами виконкому можуть своєю резолюцією скорочувати або продовжувати терміни розгляду звернень. У таких випадках заявникові дається проміжна відповідь, де вказується остаточний термін розгляду порушеного в зверненні питання.

Звернення громадян, які мають встановлені законодавством пільги, розглядаються у першочерговому порядку.

18.8. У роботі з письмовими та усними зверненнями громадян посадові особи органів місцевого самоврядування забезпечують кваліфікований, неупереджений, об'єктивний і своєчасний розгляд звернень громадян, з метою оперативного розв'язання порушених у них питань, задоволення законних вимог заявників, реального поновлення порушених конституційних прав та запобігання надалі таким порушенням.

Керівники виконавчих органів міської ради при розгляді листів зобов'язані аналізувати причини виникнення обґрунтованих скарг і пропозицій громадян, здійснювати розробку заходів щодо їх усунення.

18.9. Довідки про результати розгляду усних чи письмових звернень, взятих на контроль у міській раді, підписуються керівниками виконавчих органів міської ради, установ та організацій, яким надавались відповідні доручення, або заступниками. В довідках вказується про вжиті заходи, а також чи ознайомлений автор звернення з результатами розгляду і в якій формі.

18.10. Розглянуті звернення з усіма матеріалами розгляду надсилаються до справи згідно з резолюціями.

18.11. Відповіді про результати розгляду звернень громадян, взяті на контроль у органах державної влади, готуються й візуються виконавцями і підписуються міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського голови та керуючим справами виконкому.

18.12. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.

Не розглядаються повторні звернення від одного і того ж громадянина з одного і того ж питання, якщо перше вирішено по суті та звернення осіб, визнаних судом недієздатними.

18.13. Діловодство щодо звернень громадян ведеться в порядку, який встановлюється чинним законодавством.

18.14. Відділ роботи із зверненнями громадян:

18.14.1. здійснює контроль за виконанням департаментами, управліннями та відділами міської ради, підприємствами, установами, організаціями міста доручень міського голови, секретаря ради, заступників міського голови, керуючого справами виконкому з розгляду та вирішення письмових і усних звернень громадян, наданням відповіді громадянам, органам державної влади та засобам масової інформації;

18.14.2. узагальнює статистичні дані з розгляду письмових та усних звернень громадян за кожен місяць, квартал, півріччя, рік;

18.14.3. систематично інформує міського голову про хід розгляду звернень громадян;

18.14.4. аналізує характер звернень громадян, вивчає причини повторних звернень до вищих органів влади, вносить пропозиції щодо їх усунення;

18.14.5. перевіряє стан роботи із зверненнями громадян, організацію їх особистого прийому, ведення діловодства щодо звернень громадян у виконавчих органах міської ради, комунальних підприємствах; надає з цих питань відповідну методичну допомогу.

19. Електронні петиції

19.1. Електронна петиція – особлива форма колективного звернення громадян до Хмельницької міської ради, яка подається та розглядається відповідно до статті 231 Закону України «Про звернення громадян» та порядку, затвердженого рішенням сесії міської ради.

19.2.Організацію розгляду електронних петицій, адресованих Хмельницькій міській раді, забезпечує відділ роботи із зверненнями громадян міської ради, який реєструє в автоматизованій системі Петицію із зазначенням інформації про дату початку збору підписів, дату направлення Петиції, загальну кількість та перелік осіб, які підписали Петицію, строк збору підписів та направляє для резолюції міському голові.

19.3. Електронна петиція повинна стосуватись питань, які відносяться до повноважень та компетенції Хмельницької міської ради.

19.4. Громадяни (мешканці міста) можуть звертатися з Петиціями до Хмельницької міської ради через веб-сайт Єдиної системи місцевих електронних петицій, який забезпечує:

19.4.1. можливість створення Петиції автором (ініціатором);

19.4.2. безоплатність доступу та користування інформаційно-телекомунікаційною системою, за допомогою якої здійснюється збір підписів;

19.4.3. електронну реєстрацію громадян для створення та підписання Петиції;

19.4.4. недопущення автоматичного введення інформації, у тому числі підписання Петиції, без участі громадянина;

19.4.5. фіксацію дати і часу оприлюднення Петиції та підписання її громадянином.

19.5. Петиція, яка відповідає встановленим вимогам, оприлюднюється на Веб-сайті петицій протягом двох робочих днів з дня надсилання її автором (ініціатором) після перевірки Петиції відділом роботи із зверненнями громадян Хмельницької міської ради на відповідність вищевказаним вимогам.

19.6. У разі невідповідності встановленим вимогам, оприлюднення такої петиції не здійснюється, про що не пізніше 2 робочих днів з дня її надсилання повідомляється автору (ініціатору) петиції.

19.7. Петиція до Хмельницької міської ради розглядається за умови збору на її підтримку не менше ніж 500 підписів громадян (мешканців) протягом 90 календарних днів з дня її оприлюднення.

19.8. Петиція, яка в установлений строк не набрала необхідної кількості голосів на її підтримку, після завершення строку збору підписів на її підтримку розглядається як колективне звернення громадян відповідно до Закону України «Про звернення громадян», про що повідомляється автору (ініціатору) петиції.

19.9. Петиція, яка протягом установлено строку набрала необхідну кількість підписів на її підтримку, не пізніше наступного дня після набрання необхідної кількості підписів надсилається до відділу роботи із зверненнями громадян міської ради із зазначенням інформації про дату початку збору підписів, дату направлення Петиції, загальну кількість та перелік осіб, які підписали Петицію, строк збору підписів.

19.10. Про початок розгляду Петиції відділ роботи із зверненнями громадян міської ради не пізніше наступного робочого дня повідомляє профільний виконавчий орган міської ради та передає її на опрацювання.

19.11. Визначені міським головою компетентні виконавчі органи міської ради, підприємства, установи та організації, що належать до комунальної власності відповідної територіальної громади, подають на розгляд виконавчого комітету пропозиції щодо підтримки або не підтримки Петиції.

(п. 19.11 в редакції рішення виконавчого комітету від 13.12.2018 № 1045)

20. Порядок складання та затвердження посадових інструкцій посадових осіб та службовців та інших працівників виконавчих органів міської ради

20.1. На кожну посаду, відповідно до штатного розпису, розробляється посадова інструкція. Посадова інструкція є документом, який визначає підпорядкованість посадової особи місцевого самоврядування, його конкретні завдання та обов'язки, права та відповідальність.

Посадові інструкції розробляються на посади, що передбачені штатним розписом відповідного органу.

Посадові обов’язки міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови та керуючого справами визначаються розподілом обов’язків, який затверджується розпорядженням міського голови.

20.2. Посадові інструкції можуть переглядатися в разі необхідності у зв'язку зі змінами структури, штатного розпису, функцій виконавчих органів міської ради або їх окремих структурних підрозділів.

20.3. Посадові інструкції працівників виконавчого органу міської ради складаються, підписуються їх безпосередніми керівниками й затверджуються керівником виконавчого органу.

20.4. Посадові інструкції керівників виконавчих органів міської ради затверджуються секретарем міської ради, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому відповідно до розподілу обов'язків.

При розробці посадових інструкцій необхідно керуватись “Типовими професійно-кваліфікаційними характеристиками посадових осіб місцевого самоврядування”, з урахуванням специфіки роботи відділу (управління). При розробці посадових інструкцій, якщо виникає необхідність, завдання та обов’язки, які включені до типової кваліфікаційної характеристики тієї або іншої посади, можуть бути розподілені між окремими виконавцями або коло завдань та обов’язків окремих службовців може бути розширене з дорученням їм робіт, передбачених для різних груп посад.

20.5. У заголовку посадової інструкції наводиться повна назва посади, прізвище, ім'я та по батькові службовця органів місцевого самоврядування.

Кожна посадова інструкція повинна складатись з таких розділів: “Завдання, обов’язки та повноваження”, “Має право”, “Повинен знати”, “Кваліфікаційні вимоги”, “Відповідальність”, “Взаємовідносини за посадою”.

20.6.У розділі “Завдання, обов’язки та повноваження” має бути наведено професійні завдання, обов’язки та повноваження для певної посади або групи посад, подібних за професійними ознаками.

У розділі “Має право” окреслюється коло прав та повноважень посадової особи місцевого самоврядування , необхідних для виконання покладених на неї завдань та обов’язків. У розділі “Повинен знати” наводяться основні вимоги до спеціальних знань законодавчих актів, положень, інструкцій та інших нормативних документів, методів і засобів, які працівник повинен вміти застосовувати під час виконання посадових обов’язків.

У розділі “Кваліфікаційні вимоги” має бути визначено відповідно до певної посади або групи посад вимоги до освітнього та освітньо-кваліфікаційного рівня посадової особи місцевого самоврядування та вимоги до післядипломної підготовки, мінімальні вимоги до стажу служби або загального стажу роботи. Наведені у цьому розділі вимоги носять узагальнюючий характер. У разі необхідності, з урахуванням специфіки роботи, складу кадрового резерву, можливостей підготовки та перепідготовки і конкурсу, що проводиться при підборі посадових осіб місцевого самоврядування, кваліфікаційні вимоги можуть бути підвищені з метою призначення на відповідні посади найбільш кваліфікованих і досвідчених кандидатів, оновлення та поліпшення якісного складу посадових осіб місцевого самоврядування відповідно до потреб місцевого самоврядування.

20.7.Посадові особи повинні мати, як правило, повну вищу освіту (освітньо-кваліфікаційний рівень – спеціаліст, магістр), а на посадах спеціалістів VI категорії припустиме використання фахівців з базовим рівнем вищої освіти (молодший спеціаліст, бакалавр).

Посадові особи місцевого самоврядування повинні володіти:

знаннями з права, політології, економіки, адміністрування, фінансів, кадрового менеджменту, соціальних та гуманітарних наук;
вмінням відбирати, аналізувати та узагальнювати інформацію;
аналітичним мисленням, розумінням сучасних проблем, технологією адміністративної роботи, здатністю продукувати нові ідеї, управлінські рішення, соціальні технології.

Посадові особи повинні досконало володіти державною мовою. Для посадових осіб V категорії загальними є такі вимоги:

вміння реалізувати плани роботи свого підрозділу, аналізувати та узагальнювати інформацію з напрямку його діяльності та заходи щодо усунення недоліків в його роботі;
здатність визначати терміни, порядок і послідовність виконання робіт.

Для спеціалістів різних категорій:

вміння реалізовувати плани діяльності свого підрозділу, систематизувати, обробляти, аналізувати та узагальнювати інформацію щодо своєї діяльності.

Особистими вимогами для всіх посадових осіб місцевого самоврядування є принциповість, рішучість, вимогливість у дотриманні чинного законодавства, ініціативність, особиста ввічливість, тактовність і витримка.

20.8.У розділі “Відповідальність” визначається коло питань, за які посадова особа несе відповідальність, визначену Кодексом законів про працю України, Законом України “Про службу в органах місцевого самоврядування” і Законом України “Про державну службу”.

20.9.У розділі “Взаємовідносини за посадою” визначається коло посадових осіб виконавчих органів місцевого самоврядування, з якими співпрацює дана посадова особа при виконанні своїх обов’язків і повноважень, а також зазначається на кого покладаються її обов’язки у разі відсутності ( відпустки, тимчасової непрацездатності або з інших причин).

20.10.Відповідність обов’язків і кваліфікації посадових осіб вимогам посадових інструкцій визначається атестаційною комісією згідно з чинним положенням про порядок проведення атестації. При цьому особлива увага надається якісному та ефективному виконанню робіт.

20.11.Якщо посадові особи чи службовці виконавчих органів міськради мають схожі обов'язки, то загальну частину можливо зробити спільною для декількох посадових інструкцій.

20.12. Кожен службовець ознайомлюється з посадовою інструкцією під особистий розпис.

20.13. Затверджені посадові інструкції зберігаються у відділі кадрової роботи та з питань служби в органах місцевого самоврядування. Копії посадових інструкцій передаються у виконавчі органи міської ради.

You are here

Влада